Algorytmy Szefa – niezbędnik menedżera, który warto odświeżać co kwartał cz 2

– Robercie, ja te rzeczy kiedyś wiedziałem. Ale gdzieś po drodze przestałem je robić.

To artykuł o nawykach które się rozmyły. O narzędziach, które kiedyś działały, ale z czasem wylądowały na dnie szuflady. O rozmowach, które szef powinien przeprowadzać regularnie – a których unikał, bo „nie było czasu” albo „jakoś to szło”.

Algorytmy Szefa to zbiór konkretnych umiejętności menedżerskich, które działają niezależnie od tego, czy kierujesz zespołem trzech osób, czy trzydziestu. Nie chodzi o to, żeby się zmienić. Chodzi o to, żeby odświeżyć to, co w codziennym pędzie zaczęło rdzewiać. Ten artykuł jest właśnie taką przypominajką – siedem algorytmów, które warto przetrenować na nowo.

Czym właściwie są Algorytmy Szefa?

Algorytmy Szefa to powtarzalne schematy postępowania lidera – od stawiania celów, przez komunikowanie intencji, po rozliczanie zespołu z zadań. Można je porównać do standardów zawodowych. Tak jak programista ma swoje standardy kodowania, a chirurg procedury na sali operacyjnej, szef potrzebuje algorytmów prowadzenia zespołu.

Prowadzę ten program od 1997 roku. Przez te blisko trzy dekady przepracowałem go z tysiącami menedżerów – z branży produkcyjnej, energetycznej, IT, marketingowej, logistycznej. I widzę jeden powtarzający się schemat: większość szefów nie ma problemu z wiedzą. Ma problem z jej regularnym stosowaniem.

Na warsztacie Algorytmy Szefa – Zwycięski Zespół opieramy się na pięciu filarach skutecznego zespołu, zaczerpniętych z metodologii Harvard Business School: czytelność, odwaga, empowerment, współpraca i efektywność. To nie teoria do zapamiętania. To framework do codziennego stosowania.

A jak jest z Tobą? Kiedy ostatnio świadomie sięgnąłeś po konkretny algorytm w rozmowie z pracownikiem?

Algorytm 1: Wizja zespołu – dokąd zmierzamy?

Wizja współpracy w zespole to jeden z pierwszych i najważniejszych algorytmów szefa. Bez niej zespół pracuje jak załoga łodzi, w której każdy wiosłuje w innym kierunku.

Steve Jobs powiedział kiedyś, że warto poświęcić dużo czasu na dyskusję o tym, jak najlepiej dojechać do San Francisco – pod warunkiem, że wszyscy chcą dojechać do San Francisco. Ale jeśli ktoś w głębi duszy marzy o San Diego, żadna dyskusja nie pomoże.

Na warsztacie trenujemy, jak wizję sformułować tak, żeby była jasna, realna i motywująca. Wizję warto tworzyć na miesiąc, na kwartał – wizja roczna jest zazwyczaj mało realna, bo w ciągu roku zmienia się za dużo.

Pytania, które pomagają sformułować wizję zespołu:

• Dokąd zmierzasz ze swoim zespołem? Jaki jest Twój cel na najbliższy kwartał?
• Jak chcesz pracować – w oparciu o jakie wartości i reguły?
• Co chcecie osiągnąć, a co ochronić jako zespół?
• Czy Twoja wizja jasno i mierzalnie wskazuje kierunek?
• Czy ludzie zobaczą w niej wspólnotę celów – coś, co podnosi morale?

Szefie, pamiętaj: wizja to nie prezentacja PowerPoint na zebraniu kwartalnym. To żywy algorytm, do którego wracasz regularnie.

Algorytm 2: Exposé szefa – zasady gry na stole

Exposé szefa to Twoja deklaracja tego, jak zamierzasz prowadzić zespół. Co jest dla Ciebie ważne. Czego oczekujesz. Czego nie akceptujesz. I – co równie istotne – na co Twoi ludzie mogą liczyć z Twojej strony.

Wielu menedżerów, z którymi pracuję, nigdy takiego exposé nie wygłosiło. Albo zrobiło to raz, na początku, i więcej do tego nie wróciło.

Tymczasem exposé to nie jednorazowy rytuał. To narzędzie, które warto aktualizować – szczególnie kiedy zmienia się skład zespołu, kiedy wchodzisz w nowy projekt, kiedy czujesz, że reguły się rozmyły.

– A co, jeśli wygłoszę exposé i ludzie się nie zgodzą? – zapytał mnie kiedyś Tomek, kierownik produkcji.

Odpowiedziałem mu wtedy: lepiej wiedzieć, że się nie zgadzają, niż żyć w iluzji, że jest OK.

Na warsztacie Algorytmy Szefa trenujemy to narzędzie w praktyce. Uczymy się, jak je sformułować, kiedy je wygłosić (bo zbyt szybko wygłoszone exposé może być trudne w odbiorze) i jak do niego wracać w codziennej pracy.

Algorytm 3: Mechanizm projekcji – skąd się biorą nieporozumienia?

To jeden z najciekawszych algorytmów, bo dotyczy rzeczy, o których szefowie rzadko mówią – a które generują ogromną ilość konfliktów w zespołach.

Mechanizm projekcji działa tak: pracownicy terenowi uważają, że najważniejsze jest, żeby każda wizyta u klienta zakończyła się efektem. Szef z kolei stawia na punktualność, raportowanie i realizację systemu pracy. Obaj mają rację – ale kładą akcent na zupełnie inne rzeczy. I zamiast o tym porozmawiać, każdy zakłada, że ten drugi „powinien wiedzieć”.

Szczególnie widoczne jest to w zespołach rozproszonych – kiedy kontaktów między szefem a pracownikami jest mniej, pojawia się więcej niedopowiedzeń i nastawień. Każda strona interpretuje sytuację po swojemu.

Algorytm zarządzania mechanizmem projekcji polega na tym, żeby nazywać wprost to, co dla kogo jest ważne. Brzmi prosto. W praktyce wymaga odwagi i narzędzi, żeby taką rozmowę poprowadzić konstruktywnie.

Algorytm 4: Style liderskie – kiedy decydować, kiedy konsultować?

Nie ma jednego właściwego stylu przywódczego. Jest za to jedno poważne ryzyko: używanie wyłącznie jednego stylu w każdej sytuacji.

W programie Algorytmy Szefa pracujemy z Kontinuum Zaangażowania prof. Victora H. Vrooma z Yale – modelem, który wyróżnia kilka stylów liderskich, od decyzji po delegowanie. Na warsztacie trenujemy trzy kluczowe: decyzję, konsultację indywidualną i konsultację grupową.

Weźmy Annę – kierowniczkę zespołu w firmie logistycznej. Anna miała jeden tryb: konsultacja grupowa. Każdą decyzję omawiała z całym zespołem. Brzmi demokratycznie, prawda?

Problem pojawił się, gdy trzeba było podjąć decyzję w ciągu godziny. Zespół czekał na zebranie, zebranie czekało na kalendarz, a klient czekał na odpowiedź. Anna nie umiała przełączyć się na tryb decyzji, bo w jej głowie decyzja szefa równała się dyktaturze.

Kluczowa zasada: im ważniejsza sprawa do podjęcia z zespołem, tym czas ma mniejsze znaczenie. Ale to nie znaczy, że każda sprawa wymaga konsultacji. Elastyczność w doborze stylu – to jest algorytm, który robi różnicę.

Algorytm 5: Empowerment – oddaj kontrolę, żeby ją zyskać

Empowerment to nie modne słowo. To proces budowania autonomii, zaangażowania i odpowiedzialności w zespole. Trzy filary, bez których nie zbudujesz zespołu, który działa – a nie tylko wykonuje polecenia.

Na naszych webinarach i warsztatach często opowiadamy historię 33 górników uwięzionych w kopalni San José w Chile w 2010 roku. Lider zmiany Luis Urzúa stanął przed dramatycznym wyborem: zarządzać twardą ręką czy oddać wpływ zespołowi.

Zdjął swój biały kask – symbol hierarchii – i powiedział: od teraz nie ma podziału na szefów i pracowników. Zespół sam wyłonił zarząd. Mario Sepúlveda zajął się dystrybucją żywności. Każdy w tym zespole miał poczucie, że może wziąć udział w decyzji, że może wyrazić swoją opinię.

Wszyscy przeżyli.

Oczywiście, w biznesie stawka jest inna. Ale mechanizm jest ten sam: ludzie, którzy czują wpływ na to, co robią, angażują się bardziej. A ci, którzy czekają na instrukcję – nie są zaangażowanymi członkami zespołu. Są wykonawcami poleceń.

Pięć filarów empowermentu, które trenujemy na warsztacie:

1. Wiedza – czy Twój zespół ma kompetencje potrzebne do samodzielnych decyzji?
2. Autonomia – czy ludzie mogą decydować o sposobach realizacji?
3. Wpływ – czy członkowie zespołu czują, że ich głos ma znaczenie?
4. Sens – czy widzą wartość w tym, co robią?
5. Bezpieczeństwo – czy mogą popełniać błędy i się na nich uczyć?

Algorytm 6: Delegowanie – jak oddać zadanie i nie stracić jakości

Delegowanie to jeden z najtrudniejszych algorytmów szefa. Bo delegowanie nie oznacza „zrzucenia” zadania. Oznacza przekazanie go w taki sposób, żeby druga osoba wiedziała co, jak, kiedy i dlaczego – i żeby czuła się za to odpowiedzialna.

Na warsztacie pracujemy z modelem delegowania Shermanna, który daje konkretną strukturę przekazywania zadań. Ćwiczymy to w praktyce, bo teoria delegowania jest prosta. Trudność zaczyna się, kiedy siedzisz naprzeciwko pracownika i musisz powiedzieć:

– Marek, chcę Ci przekazać odpowiedzialność za ten projekt. Oczekuję raportowania w poniedziałki i czwartki. Jeśli napotkasz problem, którego nie możesz rozwiązać sam – przyjdź do mnie. Ale decyzje operacyjne podejmujesz Ty.

To jest algorytm. Konkretne słowa, konkretna struktura, konkretne oczekiwania.

Bez algorytmu delegowanie wygląda tak: „Marek, zajmij się tym”. A potem pretensje, że Marek zrobił to inaczej, niż szef sobie wyobrażał.

Algorytm 7: Rozliczanie zespołu – najtrudniejsza rozmowa

Jeden z najtrudniejszych algorytmów to zawieranie kontraktu z zespołem, a potem wspólne rozliczanie realizacji zadań. W taki sposób, żeby zespół był nadal zaangażowany – żeby nie budować podporządkowania.

To jest ten moment, którego wielu szefów unika. Bo rozliczanie kojarzy im się z krytyką, z oceną, z konfrontacją. A wcale nie musi tak wyglądać.

Rozliczanie to rozmowa o tym, co się udało, co nie wyszło i co zrobimy inaczej. To rozmowa partnerska – nie sąd nad pracownikiem.

Na warsztacie trenujemy, jak wejść w tę rozmowę, żeby nie urazić godności współpracownika, a jednocześnie zachować prawo do ochrony interesów zespołu i firmy. Jak nazywać intencje. Jak zadawać pytania. Jak podsumowywać tak, żeby ludzie wychodzili z rozmowy zmotywowani, a nie przygnębieni.

Kamizelki ratunkowe – minimalne standardy pracy szefa

Na warsztacie Algorytmy Szefa używamy takiego sformułowania: kamizelki ratunkowe. To minimalne standardy, które każdy szef powinien mieć w swoim repertuarze – niezależnie od branży, wielkości zespołu czy stażu na stanowisku.

Tak jak pilot ma procedury na wypadek awarii, szef potrzebuje algorytmów na wypadek trudnych sytuacji: rozwiązanie umowy z pracownikiem, konflikt w zespole, narzekanie na inne działy, wejście nowej osoby do zespołu, przejęcie projektu w połowie drogi.

Wiem ze swojego doświadczenia, że 90% czasu na warsztacie poświęcamy na trening umiejętności. Nie na wykłady, nie na slajdy. Na konkretne ćwiczenia, symulacje i rozmowy w parach, które odwzorowują sytuacje z Twojej codziennej pracy.

Dobra praktyka

1. Wracaj do wizji zespołu co kwartał – aktualizuj ją razem z zespołem, a nie tylko w swojej głowie.
2. Wygłoś exposé szefa na nowo, kiedy zmienia się skład zespołu lub charakter pracy.
3. Nazwij wprost, co jest dla kogo ważne – zanim mechanizm projekcji zacznie generować konflikty.
4. Dopasuj styl liderski do sytuacji – nie do swoich preferencji. Elastyczność to nie słabość.
5. Deleguj z algorytmem: co, jak, kiedy, dlaczego, jakie check-pointy.
6. Rozliczaj partnersko – pytaj, nie osądzaj. Podsumowuj wspólnie, nie jednostronnie.
7. Traktuj algorytmy szefa jak kamizelki ratunkowe – nie czekaj na kryzys, żeby je założyć.

Wnioski

Algorytmy Szefa to nie program dla początkujących menedżerów. To program dla każdego szefa, który chce odświeżyć swoje narzędzia i przetrenować umiejętności, zanim zdąży o nich zapomnieć.

Niezależnie od tego, czy Twój zespół liczy 3 czy 30 osób. Niezależnie od tego, czy jesteś w roli szefa od miesiąca czy od dekady. Te algorytmy działają – pod warunkiem, że się z nimi pracuje regularnie.

Głęboko wierzę, że Algorytmy Szefa to program, który daje Ci możliwość zachowania Twojej tożsamości. Nie zmieniamy Cię na warsztacie. Pomagamy Ci oszczędzić emocje, które mogą być trudne – i dajemy konkretne narzędzia, żebyś mógł prowadzić zespół świadomie, a nie na autopilocie.

Najczęściej zadawane pytania

Dla kogo jest szkolenie Algorytmy Szefa?
Algorytmy Szefa to program rozwojowy dla menedżerów, liderów, kierowników i koordynatorów – niezależnie od branży i wielkości zespołu. Sprawdza się zarówno u szefów, którzy dopiero obejmują stanowisko, jak i u doświadczonych menedżerów, którzy chcą odświeżyć swoje narzędzia. Prowadzimy go od 1997 roku i pracowaliśmy z liderami z branży produkcyjnej, energetycznej, IT, logistycznej i wielu innych.

Czym różnią się Algorytmy Szefa od typowego szkolenia z zarządzania?
Na typowym szkoleniu z zarządzania dostajesz teorię i slajdy. Na warsztacie Algorytmy Szefa 90% czasu poświęcamy na trening umiejętności – ćwiczenia, symulacje, rozmowy w parach. Pracujemy z Power Story „The 33″ – symulacją opartą na historii 33 chilijskich górników, która pozwala doświadczyć konsekwencji swoich decyzji w bezpiecznych warunkach. Chodzi o to, żebyś wrócił do pracy z konkretnymi algorytmami do zastosowania, a nie z notatkami do przeczytania.

Co to jest Kontinuum Zaangażowania prof. Vrooma?
Kontinuum Zaangażowania to model opracowany przez prof. Victora H. Vrooma z Yale, który opisuje różne style podejmowania decyzji – od decyzji szefa po pełne delegowanie. Na warsztacie Algorytmy Szefa trenujemy, jak elastycznie dobierać styl do sytuacji, żeby budować zaangażowanie zespołu i jednocześnie zapewniać skuteczność wdrożeń.

Czy mogę zamówić szkolenie Algorytmy Szefa dla mojej firmy?
Tak. Algorytmy Szefa prowadzimy zarówno jako szkolenia otwarte (do których może zapisać się każdy menedżer indywidualnie), jak i jako szkolenia zamknięte – dedykowane dla konkretnej organizacji. Szkolenie zamknięte pozwala dopasować scenariusze i ćwiczenia do specyfiki Twojej firmy, branży i wyzwań, z którymi mierzą się Twoi menedżerowie.

Jeśli chcesz, żeby Twoi menedżerowie przeszli przez ten trening wspólnie, jako zespół – napisz do mnie. Organizujemy szkolenia zamknięte dopasowane do potrzeb Twojej organizacji.

Życzę Ci odwagi w codziennym zarządzaniu. I elastyczności, żeby dobrać właściwy algorytm do właściwej sytuacji.

Robert Zych
OSH Grupa szkoleniowa | oshszkolenia.pl